涉密文件管理中存在的问题及对策

涉密文件作为保密单位或军工企业秘密的主要载体，数量多，使用频，一直是保密工作的重点和难点，虽然有一套比较完善的规章制度，但在落实中还存在一些问题：

一是文件登记不及时，手续不规范。分类不细，缺项漏项，有的登记本连发往单位都没有。

二是涉密文件管理混乱，利用不方便。涉密文件与非涉密文件混乱组卷、存放、管理，不仅不利于堵塞泄密漏洞，也不方便日后涉密档案的利用。

三是文件发放范围广，随意性大。有的公文发放没有严格的范围规定，只考虑工作便利性而忽视保密问题。有的甚至以涉及人员数量来确定发放量，大大扩大了文件发放范围。有的需领导传阅的涉密文件，造成积压，回收不及时。

四是办公自动化的便利条件造成文件失控。有的未经批准擅自复印密级文件，有的传真一些不该和不必发送的秘级文件，有的涉密U盘管理不严格，有的甚至处于自流状态。其他如文件收集、整理不及时，以及涉密人员的言论、行为和社会活动不当等，都是造成泄密的重要因素。

如何做好涉密文件管理工作，根除以上问题，是值得认真研究探讨的课题。

 1、更新观念是做好涉密文件管理工作的保证

涉密文件管理工作的好坏事关党和国家的安全和利益，可谓十分重要，但在实际工作中并未受到普遍重视。

究其根源，首先还是来自思想观念、思想认识方面的问题。“有密难保，无密可保”的错误思想在相当一部分人甚至个别领导干部的思想中不同程度地存在。

有的认为“我们这种单位哪有什么国家秘密”“密级文件不丢就行”，致使一些重要的载有国家秘密的文件，处于公开或半公开状态，扩大了知悉范围。

鉴于这种情况，首先要改变、更新领导和涉密人员的模糊认识、错误观念，有重点地加强保密法制宣传教育，增强法制观念，提高认识水平，克服麻痹思想；通过强化保密业务培训，提高思想认识，增强保密观念，使涉密人员更好地信息时代保密管理的要求。

2、制度完善是做好涉密文件管理工作的根本

制度是人们行为的准则。在抓涉密文件管理上，要始终坚持用制度规范人、约束人。要建立健全涉密文件管理和利用工作制度，规范文件运行流程，营造快捷、高效、保密的工作环境，从根本上堵住泄密源头。 

一要建立涉密文件利用保密制度，做到严格按照批准范围向外提供，借用人员严格按文件保密规定存放、使用，严格控制借阅时间，及时催还超期档案。

二要建立文件向外提供保密制度，做到提供文件要有严格的批准手续，且向外提供不能提供原件，只能提供副本或复印件。 

三要建立复制涉密文件保密制度，做到严格审批手续，严控复制份数，严格复制废品保管并及时销毁，严格登记、签字、传阅手续。

四要建立信息内容保密制度，做到严格设定访问权限，禁止无关人员调取涉密信息，禁止通过计算机网络向无关人员透露信息，设置访问密码，防止涉密信息内容失控。

五要建立涉密文件销毁保密制度，做到销毁由二人或二人以上共同执行，并履行签字手续，用碎纸机或人工烧毁的方式要做到切碎、烧尽、烧透。

3、强化管理是做好涉密文件管理工作的关键

做好涉密文件工作，管理是关键。

保密管理要适应新形势的要求，逐步地从过去偏重对涉密文件的管理转变为对人和组织的管理；从过去主要靠纪律约束、靠自觉性的管理，转变为既要强调自觉性，又要以法律、行政以及经济的手段来管理；从过去完全是内部的管理转变为既要内部的、又要社会化的管理。

通过各种管理手段来约束、规范人和组织的行为，使其符合保守国家和集体秘密的要求，从而达到维护秘密安全的目的。

在复杂多变的新形势下，保密管理是非常必要的，它在涉密工作中的作用是不可替代的，特别是在社会主义市场经济条件下，管理更有其重要意义。离开了管理，加强涉密文件工作就无从谈起，涉密文件也就失去它存在的意义和价值。