关于管理体系整合的一点思考

标准不神秘：关于管理体系整合的一点思考

■文 | 李鹏飞☞非著名按揭信息安全艺术家

通过建立系统化、标准化的管理流程，来提升运营效率并保证持续的竞争力，这已经是企业在日益市场化、国际化、专业化的激烈竞争中的唯一生存之道。然而，在企业制度化的管理体系建设过程中，往往参照诸如ISO9000、ISO20000、ISO27001等多个国际标准，面临着需要同时建设并维护多套管理体系的情况，如何能够将这些管理体系进行整合，使之成面向企业统一的一套整合管理体系成为体系建设过程中亟待解决的问题。

一、为什么要进行管理体系整合

随着国际先进管理标准的引入，很多企业都在运行多套管理体系，这些体系相互独立，在一定程度上造成了企业管理体系的交叉与混乱。面临的问题主要表现在以下几个方面：

• 各体系维护团队相互独立，众多体系活动缺乏统一协调；

• 维护多套体系文件，各项文件制度交叉重叠，版本混乱；

• 各项管理要求不一致，管理制度执行过程无法达到统一；

• 体系维护（如内审、管理评审等）工作冗余重复，执行效率低下；

• 无法高效、统一地应对外部监督审核与监管机构的审计活动。

总之，只有对各项管理制度进行统一的整合，才能消除由于多个管理体系所带来的多个体系管理团队、多项体系维护活动、多套体系文件等所带来的不便，达到了简化工作程序、避免交叉重叠，才能做到精简程序文件、提高工作效率。

二、如何进行管理体系整合

前面我们谈到了进行体系整合的必要性，那么如何建立一个有效的整合管理体系呢？下面我通过以下几个方面进行一个简单的说明。

❶管理组织架构整合

任何管理体系都强调协作性，通过各种角色责任集成而实现良好的体系运作，是进行体系化建设的关键。因此，建立一个统一协调的管理组织架构，是建立整合管理体系的必要条件之一。管理组织架构整合的要点包括：

• 明确管理体系的最高管理责任及权利；

• 建立包含各部门及外部专家的管理委员会；

• 设立符合企业管理需求的各项工作小组，如安全组、规划组等。

• 建立一只独立的、直接向最高管理层汇报的审计组织。

• 定义各层人员角色的责任，明确相应的沟通、协作与报告机制。

❷管理体系策划整合

众多的管理体系都推荐PDCA模型来进行体系建设，在整个体系维护的过程中，体系策划是体系建设的重点，同时也是一个好的管理体系能够建立的基础。在体系策划过程中，需要考虑整合的要点主要包括：

• 历年的管理问题的总结：在进行体系建设前，对以往的各项管理过程中出现的问题、事故、审计发现进行统一的归纳总结是非常必要的，通过统一的归纳能够做到系统全面，避免单一管理问题分析造成的顾此失彼。

• 综合管理统一风险分析：任何流程管理都是基于风险分析的，通过统一的风险分析，能够保证风险分析的全面性，并能准确定位管理风险的产生原因。

• 法律、法规与监管要求归纳：任何企业都不同程度地遵守国家法律、法规和满足监管方与客户的要求，这些也是管理体系建设的重要输入之一，因此，在策划阶段统一考虑，不仅能够做到全面，而且能够明显地提高效率。

• 管理目标与体系度量指标建立：由业务需求分析得到管理目标，并将管理目标逐项分解为各项管理指标，再将管理指标与各项管理流程想结合，形成综合的体系度量指标体系。

❸体系维护管理整合

体系维护管理主要包括体系文件管理、内部审核、管理评审、纠正预防等方面，在体系运行过程这些工作所需要的工作量还是比较大的，如果能够将所有的管理体系的体系维护进行整合，不但能够提高效率，而且能够使体系维护各项工作更具条理性。体系维护管理方面的整合要点包括：

• 体系文件：包括体系文件的统一标号、格式统一，统一文件修改发布流程，统一整理外来文件等。

• 内部审核：综合考虑管理体系的内部审核，统一排定年度内部审核计划，分批次进行实施，全面覆盖所有的管理制度审核要点。

• 管理评审：统一筹划管理评审会议，从整体的管理目标的完成、管理体系度量结果，各项管理流程制度的运营情况进行综合分析，对管理体系进行综合评价。

❹各项流程制度整合

前面三个方面的体系整合，操作起来较为简单，也能够比较快的见到效果。相对而言，在各项具体流程中进行整合情况较为复杂，也比较困难，需要长期的积累经验，并且需要管理成熟度达到一定水平之后才能见到效果。流程制度整合的需要注意以下几个方面：

• 管理策略要点尽量融入工作流程：如将人力资源安全管理中的背景审核、离职权限回收等控制要点，整合进人力资源管理的管理流程中。

• 管理控制点尽量融入日常工作：如管理控制点与日常工作相关，则将管理要求融合到日常工作中，这样才能在关注风险的同时提高效率。

• 需要强调的重点区域不适宜整合：在管理过程中，需要重点强调的特殊区域（如机房安全），不宜进行整合。

• 高风险相关内容不适宜整合：企业所关注的高风险区域，需要重点进行关注的方面，不宜进行整合。

三、总结

通过整合管理体系建设，不仅能够使各项管理工作更具条理化，使管理体系更具有层次性，在很大程度上还能够不断提升管理效果，提高管理工作效率，使管理体系更好的为企业业务发展保驾护航。

原文始发于微信公众号（微言晓意）：关于管理体系整合的一点思考