关于文档安全的一些思考

1. 当前问题：

• 云不兼容：现有的文档安全解决方案可能无法很好地与云环境集成，导致在云端存储、访问和共享文档时存在安全风险。这通常是因为传统方案是为本地环境设计的，缺乏对云原生特性的支持，例如云存储 API 和身份验证机制。
• 管理复杂：管理现有文档安全方案可能非常复杂，需要投入大量资源进行配置、维护和监控。这可能涉及多个安全工具，不同的策略，以及复杂的权限管理，增加 IT 管理的负担。
• 不止一种解决方案：市场上存在多种不同的文档安全工具和方法，例如 DLP、IRM、CASB 等，难以统一管理。不同的方案可能存在冲突，增加了管理和集成的复杂性，降低整体安全性。
• 简单绕过：用户可能找到绕过安全措施的简单方法，导致安全失效。这通常是因为安全措施过于复杂或影响用户体验，导致用户寻求其他方式来完成工作，例如通过截屏、打印或复制粘贴。
• 用户抵触：用户可能不愿意使用复杂的安全工具，影响工作效率。安全工具如果过于复杂或频繁干扰正常工作流程，可能会引起用户的反感，导致他们不愿意配合，甚至故意绕过安全措施。
• 需要自定义包装器：为了保护某些类型的文档，可能需要自定义开发 "包装器"（wrapper），例如加密或水印工具，这会增加开发、部署和维护的成本和复杂性。这些自定义包装器往往缺乏标准化，难以与其他安全工具集成。
• 工具降低生产力：一些安全工具可能会降低用户的生产力，影响工作效率。例如，一些过分严格的加密工具可能会导致文档打开缓慢、编辑困难，或者频繁需要输入复杂的密码。
• 跟踪复杂有限：跟踪文档的使用和访问情况可能比较复杂，不够全面。传统安全工具可能只提供基本的审计日志，难以全面了解文档的流转情况，例如文档被谁访问、何时访问、做了哪些修改等。
• 云存储不兼容：现有方案可能无法很好地与云存储服务集成，导致安全漏洞。例如，某些安全工具可能无法正确处理云存储的权限模型，或无法有效控制云存储中的数据共享。

2. 当前方法：

• 制定策略：首先需要制定安全策略，明确保护目标，例如确定哪些文档是敏感信息，如何保护它们。策略需要根据实际业务需求和合规要求进行制定。
• 引导用户：需要对用户进行安全培训，提高安全意识。培训内容应包括如何识别钓鱼邮件、如何安全使用文档、如何报告安全事件等。
• 复杂出口控制：在数据流出点设置复杂的控制措施，例如网关，防止敏感信息泄露。例如使用 DLP系统，对网络传输的数据进行内容检查，防止敏感数据泄露。
• 关键词过滤：通过过滤关键词来防止敏感信息泄露，例如身份证号码、银行账号等。然而，关键词过滤可能存在误判，并且难以处理更复杂的敏感信息，例如结构化数据或图像。
• 邮件内联扫描：对电子邮件内容进行扫描，防止恶意附件和钓鱼邮件。这是一种常见的安全措施，但需要不断更新规则库来防御新型恶意软件和钓鱼攻击。
• 端点工具：在用户终端上部署安全工具，例如杀毒软件、XDR或EDR（端点检测与响应）等。这些工具可以监控终端的安全状态，检测和阻止恶意软件，以及提供安全事件的响应能力。
• 禁用 USB：禁用 USB 接口，防止数据通过移动存储设备泄露。这是一种简单有效的措施，但可能影响用户的工作效率。
• 寄希望于最佳情况：通俗的说就是靠运气！某些情况下，可能只能被动防御，寄希望于不会发生安全事件。这种被动防御模式往往难以应对复杂的安全威胁，一旦发生安全事件，可能造成重大损失。

3. 用户想法：

• 不会被抓到：侥幸心理！用户可能认为自己不会因为违规操作被发现。这是用户安全意识薄弱的表现，需要加强安全培训，并引入有效的安全监控机制。
• 复制胜过跟踪：用户可能会选择复制文档而不是按照安全流程操作。这是因为用户认为复制更方便，安全措施过于繁琐。需要提供更便捷的安全工具，提高用户体验。
• 云破坏安全：用户可能认为云环境不如本地环境安全。这是一种误解，云环境的安全性可以通过适当的安全配置和管理来保障。需要加强对云安全的宣传，提高用户对云环境的信任度。

4. 更好的方法：

• 策略驱动：安全措施应基于明确的策略。策略需要根据组织的安全需求和风险评估进行定制，并定期审查和更新。
• 无包装器：不需要使用自定义的 "包装器" 来保护文档，降低复杂性。使用标准化的加密和权限管理机制可以简化安全部署和管理。
• 全局跟踪：实现对文档的全局跟踪，掌握文档的流转情况，例如文档被谁访问、何时访问、做了哪些修改。
• 快速部署：安全方案应易于部署，快速上线，以便快速应对新的安全威胁。
• 用户透明：安全措施对用户应该是透明的，不影响正常工作流程。应该优先考虑用户体验，在不影响用户工作的情况下保障文档安全。
• 厂商原生：尽可能使用厂商提供的原生安全功能，降低兼容性问题。避免使用多种不同厂商的解决方案，以减少集成和维护的复杂性。
• 精细但透明的控制：提供精细化的安全控制，例如基于角色、权限、时间等进行控制，但对用户透明，不影响用户体验。
• 机器学习：使用机器学习技术来检测和预防威胁，例如检测异常的用户行为，识别恶意软件变种。
• 云/本地密钥管理：密钥管理可以部署在云端或本地，提供灵活的选择。密钥管理是安全的基础，需要确保密钥的安全性和可靠性。
• 政企组织内部安全：确保政企组织内部的文档安全。例如，通过零信任架构，限制用户对敏感文档的访问权限。
• 政企组织外部安全：确保政企组织外部的文档安全，防止数据泄露。例如，使用 IRM 技术，在文档离开组织后仍然对其进行保护。
• 动态安全：确保文档在传输和存储过程中的安全，例如使用加密技术保护静态数据和传输数据。

5. 效益：

• 云兼容：新的文档安全方案可以很好地与云环境集成。
• 鼓励所有权：鼓励用户对自己的文档负责，提高安全意识。
• 永久保护文档：对文档进行永久保护，无论文档如何流转，安全措施都有效。
• 降低恶意泄露风险：降低恶意泄露的风险，例如黑客攻击导致的数据泄露。
• 降低意外泄露风险：降低意外泄露的风险，例如员工误操作导致的数据泄露。
• 快速响应：可以对安全事件做出快速响应。
• 集中撤销：可以集中撤销文档的访问权限。
• 更好的合规性：帮助政企满足各种安全合规要求，例如 等保、GDPR等。
• 原生加密：使用原生的加密功能来保护文档，避免使用第三方加密工具造成的兼容性问题。
• 支持原生应用：可以与常用的办公软件无缝集成，不影响用户的工作效率。
• 完整工作流审计：提供完整的工作流审计，方便追溯和调查，例如记录谁访问了哪些文档，做了哪些修改。
• 基于证据的审计：提供基于证据的审计报告，方便进行安全分析和改进。
• 在云存储平台之间保留策略：确保在不同的云存储平台之间，安全策略保持一致，避免因平台差异导致的安全漏洞。

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原文始发于微信公众号（再说安全）：关于文档安全的一些思考