业务流程数字化给企业管理带来的变革

业务流程数字化以前，业务过程中主要存在以下问题：

在日常工作过程中，各部门之间的信息传递和事务交接均需要人员手工完成，比较容易出现误差，造成差错；同事之间和部门之间的沟通合作也比较困难，无法实现协调办公。

大部分的业务申请都需要多个部门处室签字盖章，往往一个业务流程需要来回跑多趟，浪费大量时间，执行效率低下，引起员工抱怨不已。

信息和业务流程相互分离，只能凭纸张甚至人脑来记忆业务流程中的数据信息和操作历史记录，或者翻阅大量的记录查找，从而使工作无法得到监控和评估。

公司人员众多，机构庞大，部分业务流程也比较复杂，处理事务的大量人工操作将会产生大量漏洞和事务。

产生这种现象的原因主要是以前信息化水平不高，对于业务的办理依赖于纸质单据。随着信息化的发展，传统的纸质业务模式已无法适应现代办公的需求，解决员工的困难、提高办事的效率、减少纸张的浪费、推行业务流程数字化已是大势所趋。

1.流程自定义，实现关键节点控制

针对业务流程复杂，一个简单的申请需要多人签字盖章的问题，平台通过对数字化流程自定义的方式来保证关键节点的控制，确保业务符合管理制度标准，删除现有流程中的多余项，有效提升效率，缩短审批时间。增加工作联络、督察督办、公章申请等多种多样的业务流程，在强化执行力建设、确保政令畅通、推动工作有效开展方面有重大意义。如图所示。

2.优化表单页面，抓住关键信息

对原有的纸质表单内容进行梳理分析，对其中存在的一些语义不清、信息多余的情况进行修改、删除，保留业务需要的关键信息，减少用户录入的工作量，从用户角度提升效率。

3.线上审批，避免等待

对于纸质单据的审批过程，经常遇到签字盖章人员不在，需要长时间等待或多次来回跑路，浪费大量时间。在线上进行审批后，系统会自动根据设定的业务流程进行流转，并且可以在手机端进行审批，对于外出人员也能通过手机完成业务的办理，用户也无需为申请来回奔波，真正意义上实现了网络多跑路，人员不跑路。

4.全程跟踪及历史查询，实现精准管理

对于业务流程的办理进度可以随时查询，避免用户不清楚办理进度，进行多次询问，数字化以后可以精准看到审核时间及业务进度。公司每年业务保存的纸质单据有上万张，在后期管理、保存方面多为不便，并且对于某项历史业务的查找也较为困难，只能靠人力一张张翻找。公司在业务流程数字化后建立了历史数据查询，可根据表单查询、人员查询、流程查询等多方式进行查询。

5.开展培训，持续推进数字化意识

业务流程数字化经过自主开发、测试、上线后,公司多次开展公司级培训，在为用户培训系统功能的同时，为他们灌输了数字化意识，提供了信息化思维，推动了业务流程数字化的实行。

1.管理效益

管理节点控制更加精细、合理，管理过程更加精细、透明，实现了信息枢纽的参谋助手作用。在传统的收发文管理中，要了解流程执行和文件签阅情况是一件非常困难的事情，在业务流程数字化以后，这些情况就会变得一目了然，可以随时查看监督流程的进展情况，使得管理力度大大增强。

管理规范化、制度化。通过对自定义流程的设计，确保了工作流程的规范化；依托于相关制度文件，明确了工作方法、工作方向与考核方式，通过提升工作的权威性进而提高工作人员的执行力。

缩短业务处理时间，提高工作效率。通过业务流程数字化、减少业务过程中不必要的中间状态，如等待时间、往返时间等，从而大大加快了流程处理速度，提高了工作效率。

2.社会效益方面

业务流程数字化以后，得到了员工的大力赞赏，避免了员工来回跑路的抱怨。因为提高了工作效率，加快了业务的处理速度，员工的业务需求得到更快解决。

提升专业管理的服务形象，通过标准化的管理流程，达到业务说得清、道得明、价值最大化的目的，让管理工作真正做到规范、安全、实效。

信息化工作平台上线运行后，取得了良好效果。系统实现了网上申请相关业务、工作联络、督察督办等多套流程；实现全程查询业务办理进度，后期查询统计等；实现用户及单位权限管理等功能。

通过信息化工作平台建设及应用，公司实现了网上处理业务申请的新模式，不仅能有效地解决流程问题，办公信息更加公开化，还能有效达到办公无纸化，在提高效率的同时节省社会资源，为管理制度信息化的深入开展奠定了基础。

来源：《网络安全和信息化》杂志

作者：胡尊智